Quelques conseils pour garantir un anonymat maximal, en plus d’indiquer que vous souhaitez rester anonyme :• Vérifiez que la description des faits ne contient aucune information permettant de vous identifier facilement. Cela vaut également pour les documents que vous joignez comme preuves.• N’effectuez pas de signalement depuis un ordinateur connecté au réseau de l’entreprise, ni depuis un mobile connecté au Wi-Fi de l’entreprise. Ithikios n’enregistre pas vos données, mais avant d’arriver à leurs systèmes, votre trafic passe par les dispositifs de contrôle internes (proxies, pare-feux), qui peuvent révéler les services auxquels vous vous connectez.• Vous pouvez utiliser le navigateur open source TOR, qui anonymise votre adresse IP.

Malheureusement, pour des raisons de sécurité, seul le lanceur d’alerte connaît son identifiant et son mot de passe. Si vous perdez l’un d’eux, vous ne pourrez plus suivre l’évolution du signalement. Cela ne signifie pas que votre communication ne sera pas traitée ; simplement, vous ne pourrez pas en consulter l’avancement ni fournir des informations supplémentaires si l’entreprise en a besoin.

Au cours du processus, vous pouvez choisir de fournir ou non vos données personnelles. Si vous décidez de ne pas le faire, vous devrez assurer vous-même le suivi du dossier via le canal de signalement pour connaître l’avancement et la résolution. Le canal vous fournira un identifiant et un mot de passe pour consulter l’évolution du signalement. Le canal est indépendant de l’entreprise et n’enregistre aucune donnée relative à votre adresse IP.

Le canal repose sur une plateforme externe, https://ithikios.com . Cette société reçoit les signalements et les transfère automatiquement à DEM pour évaluation. Les serveurs d’Ithikios sont situés dans des centres de données en territoire européen. Vos données sont chiffrées afin de minimiser les risques d’intrusion.

L’intégrité, la responsabilité et la transparence sont des valeurs fondamentales pour DEM. Nous avons tous l’obligation de connaître et de comprendre notre Code éthique. Nous avons également la responsabilité de signaler tout éventuel manquement à ce Code.

Oui. Le canal est ouvert afin que différents acteurs de l’écosystème professionnel puissent contribuer à détecter des activités illicites. Toutefois, si votre communication concerne une réclamation sur le service fourni, d’autres canaux existent pour ce type de demandes.

Le Comité d’éthique notifiera l’acceptation du signalement ou de la demande dans un délai maximum de 7 jours. Le délai de résolution est de 90 jours au maximum, sauf si la complexité du dossier justifie un délai supplémentaire.

L’essentiel est d’agir de bonne foi et d’avoir des raisons de croire que les faits signalés sont véridiques. DEM n’attend pas du lanceur d’alerte qu’il enquête lui-même. C’est la responsabilité du Comité d’éthique. Si l’enquête conclut qu’aucune infraction n’a eu lieu mais que vous avez agi de bonne foi, vous ne risquez aucune représaille.

Le canal est géré par des spécialistes en conformité appartenant à des entités externes à l’entreprise, pouvant être assistés, si nécessaire, par des experts indépendants.

Le ou la RSI (Responsable du Système Interne d’Information – Loi 2/2023) :Reçoit et enregistre toutes les communications du canal interne, garantit la confidentialité, les délais et la conservation du dossier, et décide de l’admission ou non du signalement. Dirige la procédure du SII, active les récusations en cas de conflit d’intérêts et documente la clôture. Peut solliciter un appui interne ou externe sans perdre sa responsabilité.

Les deux fonctions sont externalisées et indépendantes de DEM.

La Fonction LCA (Fonction de Conformité Anticorruption – ISO 37001) :Supervise la conception, la mise en œuvre et l’efficacité du Système de management anti-corruption, conseille sur les contrôles et rend compte des performances à la direction. Traite les cas de corruption : analyse de risques, diligence raisonnable, enquêtes, actions correctives et preuves pour l’audit/la certification.

C’est un moyen de communication mis à disposition par DEM pour tous les publics autorisés à y accéder. Il permet de signaler des faits entrant dans le champ d’application du Code éthique ou de toute autre politique ou norme interne applicable à DEM.Des catégories ont été définies afin de classer les signalements par domaine, facilitant ainsi leur gestion et la saisie des données.